Skip to content


«
»

Základních pět zásad e-mailové komunikace

E-mail

Téměř neomezené hranice možností zasílání elektronické pošty a její bezplatnost z ní udělaly velmi silný nástroj. Ale jako tomu je i u jiných mnohých fenoménů má i elektronická komunikace své stinné stránky. Mohli bychom říci, že je dobrým sluhou, ale zlým pánem. Pomocí několika málo zásad vám poradíme jak ji zefektivnit.


První premisou nejspíše bude, že jako u každé komunikace i pro elektronickou komunikaci jsou nutné minimálně dvě strany. Odesílatel a příjemce. Příjemců přitom může být i více.

Dále asynchronní charakter posílání e-mailů – tedy, že odesílatel a příjemce většinou nekomunikují ve stejnou dobu – vede k tomu, že můžeme posílání e-mailů brát jako jistou formu střídavých psaných monologů. Na rozdíl od rozhovoru (dialogu) nemáme šanci odesílatelovi něco sdělit, dokud od něj jeho zprávu fakticky nedostaneme. Její rozsah či vyznění tedy nemůžeme ovlivnit. Pouze na ni můžeme až následně reagovat. Navíc zkuste se s téměř každým člověkem, se kterým si pošlete e-mail, nejprve domluvit na způsobu a pravidlech této komunikace. Na to není a nejspíše ani nebude čas. A toto vnímáme jako jeden z důvodů, proč je vhodné aby obě strany přijímaly jisté obecně platné zásady, které komunikaci zefektivní.

Proto, abychom nevytvářeli rozsáhlé zákonitosti, které by se špatně pamatovaly a z jejich dodržování by se mohla stát noční můra, jsme se snažili vše pojmout stručně. Zde tedy uvádíme:

Pět zásad e-mailové komunikace

  1. Udání celého jména
  2. Podpis e-mailu
  3. Zadání předmětu e-mailu
  4. Nová problematika = nový e-mail
  5. Neposílejte žádné nechtěné nabídky

Protože tento výčet je až příliš stručný, jednotlivé body trochu rozvedeme.

Udání celého jména (1.)

V nastavení své e-mailové schránky (u webmailu) nebo svého e-mailového klienta si nastavte k e-mailové adrese i své celé jméno. Jestliže vám (nebo tomu, s kým si dopisujete) chodí byť jen deset e-mailů denně, po pár dnech si nebude pamatovat, kdo že to používá e-mailovou adresu (např.) kopr.etin.ka @ seznam .cz. Obecně používání nicků u jiných než čistě soukromých e-mailových kont je hodně problematické. Nicméně, pokud budete mít nastaveno, že mail kopr.etin.ka @ seznam .cz patří „Janě Novákové“ ihned bude vše jasnější.

Nick v e-mailové adrese

U takové adresy těžko rozluštíme, kdo za ní stojí

Příjemce zprávy totiž již v přehledu zpráv bude schopen rychle identifikovat od koho e-mail je, případně e-mail dle odesílatele dohledat. A to ve větším množství zpráv je velmi užitečné a důležité.

Uvedené celé jméno u mailové adresy

Celé jméno nastavené u e-mailové adresy

Podpis e-mailové zprávy (2.)

Byť při dodržení zásady č. 1. se může zdát zbytečné e-mailové zprávy podepisovat, jedná se o znak dobrého chování. Při komunikaci s přáteli, toto samozřejmě nemusíte dodržovat, ale jakmile si vyměňujete e-maily s někým z libovolné instituce je to nutnost. Ideální je využít funkce automatického podepisování e-mailů. Disponují s ní snad všechny webmaily i e-mailoví klienti. Nastavíte si v nich podpis a ten je automaticky připojen na konec každého odeslaného e-mailu.

Pro vkládání vícero různých podpisů (či dalších textů) poté můžete použít šikovné rozšíření pro klienta Thunderbird s názvem Quicktext.

Zadání předmětu e-mailové zprávy (3.)

Může se to zdát jako divné, ale je mnoho lidí, kteří odešlou e-mailovou zprávu bez zadání jejího „Předmětu“ (anglicky: Subject). Předmět můžeme vnímat stejně jako nadpis u článku. A řekněte, kdo byste četli článek, pokud byste alespoň rámcově nevěděli o čem je. Samozřejmě u e-mailu víme, kdo jej odeslal a již tedy rámcově očekáváme, čeho se může týkat.

Definovaný předmět u e-mailu

Předmět e-mailové zprávy

Ale opět mezi e-maily bez předmětu nemůžeme vyhledávat. A pokud víme, že nám někdo poslal nějakou informaci (třeba místo a čas konání tréningu), ale ze zásady nevyplňuje předměty, můžeme prohledat jeho třeba 30 i 50 e-mailů, než nalezneme ten správný.

Obecně bychom doporučili definovat předmět stručně, ale výstižně. Opět pokud se jedná o obchodní či oficiální e-mail. Pokud se jedná o záležitost, která není důležitá a již víte, že po zítřku se k ní již nikdy nevrátíte, postačí plně i jedno či dvouslovný předmět. Například „bazén zítra“, kdy si s přáteli domluvíte zítřejší koupání.

Pro novou problematiku zašlete nový e-mail (4.)

Opět se to může zdát jako něco zbytečného, co vám pouze zabere čas, ale z dlouhodobějšího hlediska se to vyplácí. Pro nový problém, který s někým chcete řešit je vhodné odeslat zcela novou e-mailovou zprávu. Může se to jevit jako trochu zbytečná práce, ale při první příležitosti, kdy potřebujete vy, nebo druhá strana, s níž komunikujete, dohledat nějakou informaci v e-mailech toto oceníte. Vlastně tak budete vytvářet co jedna problematika, to jedno „vlákno“. Jednak nově zadaný předmět (u nového e-mailu) usnadní dohledání. To je stejné jako u zadání předmětu e-mailu. Na rozdíl, od pouhé změny předmětu, ale e-mailová zpráva získá odlišné vnitřní identifikační číslo, a při řazení zpráv dle řešené problematiky je e-mailový klient snadno roztřídí. Tohoto využívá například rozšíření ThreadViz pro Thunderbird.

Vizualizace návazností e-mailů

Grafické vyjádření návaznosti jednotlivých e-mailů

Tím jsme se dostali k pojmu „vlákno“ (v angličtině: thread), které znají nejspíše ti, kteří se pohybují často v prostředí internetových diskuzních fór. Vlákno spojuje v diskuzi příspěvky, které se týkají určité problematiky. Do oblasti e-mailu používání „vláken“ přivedl masověji webový klient Gmail, který umožňuje zapnout v nastavení zprávy tak, že ty týkající se jedné problematiky (vlákna) se zobrazují najednou. A to i s odpovědmi druhé strany (stran). Podobně lze nastavit i e-mailového klienta Thunderbird. E-maily týkající se jedné problematiky jsou „spojeny“ vláknem.

Partnerům neposílejte nevyžádané nabídky (5.)

Slušností a dobrým zvykem je neposílat partnerům (obchodním, či úředním), se kterými jste byli v minulosti ve styku jakékoliv nabídky, které si vyloženě nevyžádali. Souvisí to částečně s faktem, který jsme tento článek započali. Zaslání mailu je zdarma, takže svádí k tomu odeslat určitou informaci co nejvíce lidem. Ale tak jak odeslání mailu většímu množství lidí zabere poměrně málo času, čtení a mazání nevyžádaných zpráv druhou stranu (v drtivé většině) zdržuje.

Ještě horší je poté poslat nějakou takovou nabídku hromadně, a ponechat příjemce nastaveny tak, že se všichni navzájem vidí. Kdokoliv z příjemců tak může všech adres jakkoliv zneužít k posílání dalších zpráv a celé se může i nepříjemně „zvrhnout“.

Závěrem

Pro mnohé jsou tyto zásady více či méně známé. Nicméně jejich důsledným dodržováním všemi si obě komunikující strany ušetří mnoho práce s případný vyhledáváním informací a e-mailů v budoucnosti. Nikdy totiž nedokážeme předem říci, které informace budeme ještě v budoucnu potřebovat a které ne. Pokud je tedy budeme moci reálně nalézt máme téměř vyhráno.

Z praxe není asi nic horšího, než vědět, že nám známý nebo kamarád(ka) poslal e-mailem nějakou informaci, ale my ji za Boha nemůžeme nalézt.

Rubrika: Návody.

0 reakcí

Mějte přehled o nových komentářích, přihlašte se k odběru RSS kanálu komentářů tohoto příspěvku.

Některé HTML je povoleno

(vyžadováno)

(vyžadováno, nebude nikde zobrazeno)